Genel

Bizim Şirkette İletişim Problemi Var!

Birçok şirket mail trafikleriyle, şirket içi iletişimi sağlayan farklı yazılımlarla ve hatta artık whatsapp gruplarıyla sürekli şirket içi iletişimini artırmaya çalışıyor.

E-posta klasörleri artık bir anlamda insanların suçsuzluğunu kanıtlama aracı olarak kullanılmalarının yanısıra, bazı insanların ben mail atayım da üstümde kalmasın ya da “cc”ye şunu da koyayım da o takip etsin dedikleri bir çöplüğe dönmüş durumda.

PEKİ İLETİŞİM NEDEN BU HALE GELİYOR? İLETİŞİM ARAÇLARINI NEDEN KÖTÜ KULLANIYORUZ ? DAHA MI FAZLA “İLETİŞMELİYİZ”? NEDİR BU PROBLEMİN SEBEBİ?

Edep, uslup, vücut dili gibi iletişim konularının uzmanları tarafından da el atılması gereken noktalar mukakkak vardır ancak ben işin kendi uzmanlık alanım olan Yönetim Bilimleri açısından yaklaşacağım bu problemlere.

İlk önce işletmelerde iletişim tiplerini bir ayrıştıralım. Temelde iki farklı iletişim türü vardır. İlki “formal” yani işle ilgili olan, ciddi, resmi.. ve diğeri informal yani bizim insanımızın sosyalleşirken en çok değindiği bilim, sanat, teknoloji, kişisel gelişim gibi konulardaki iletişim. Futbol, siyaset ve dedikodu değil kesinlikle. Kısacası işle alakası olmayan kısım.

Şimdi bir düşünün. Önünüze gelen “iletişim problemlerinin” ne kadarı informal kısım? Eğer bir kuaför değilseniz bu problemlerin büyük çoğunluğu iş ile alakalı olmalı. Formal iletişimde insanlar dikey yani ast üst ilişkisi dahilinde ve yatay olarak diğer birimlerle iletişim kurarlar. Diğer taraflarda da sıkıntılar yaşasanız da problemlerin sizlere yansıyan kısmı genelde yatay iletişimde yaşanan problemler olacaktır. Peki nedir bu insanların işle ilgili alıp veremedikleri, “iletişemedikleri” mevzular?

İlk önce şöyle düşünelim. Standart dışına çıkan, ekstra durumlarda ne yapacaklarını bilemedikleri için iletişim yolu ile bu durumun üstesinden gelmeye çalışıyor olabilirler. Eğer standart dışı durumlarla çok sık karşılaşıyorsanız, bu ekstra durumların oluşma sebeplerini azaltarak oluşma sıklığını düşürmeli ya da artık bunun ekstra bir durum olmaktan çıktığını ve iş hayatınızın standardı haline geldiğini kabul etmeli sonrasında da yöntemlerinizi bu doğrultuda geliştirmelisiniz.

Ancak standart iş akışınızda da benzer sorunlar ortaya çıkıyorsa sebebi farklı bir yerde aramamız gerekiyor.

Finansın riskli gördüğü bir müşteriden satışın sipariş alması ya da deponun bu malzemeyi sevk etmesi? Finans, satışa ya da depoya bilgi vermediği ya da depo irsaliyeyi kesiyorum bak demediği için mi oluyor? Onların işbilmezliği mi bu?

Tasarımında revizyon yaptığınız parçanın üretimden eski haliyle çıkması AR-GE’nin, tasarım ekibinin, üretimin vurdumduymazlığı mı?

Onayı gelmemiş bir siparişin üretime girmesi üretim müdürünün satışla olan sürtüşmesinden mütevellit egosuna yenik düşüp bir onay almamasından mı kaynaklı?

Satınalma siparişi vermiş ama takip etmemiş, mal bitmiş makine durmuş! Bir müşterinin malı öteki müşteriye gitmiş kamyon kapıda bekliyor ne yapalım? Filanca kişi teklifi yanlış geçmiş ya da siparişi yanlış girmiş ürünler de yanlış gitmiş müşteriye!

Bilmiyorum okurken geriliyor musunuz yoksa gülüyor musunuz ama bu ve benzeri sancıları çeken çok işletme var ve birçoğunuzun başına bunların daha basit ya da karmaşık halleri gelebiliyor.

Peki kimin suçu bu? Kimi uyaralım? Kime bundan sonra haber vermesini söyleyelim? Kime yeni bir form dizayn ettirip, bu formu kimlere doldurtalım?

Bizde işler öyle yürür çünkü, cinayet işlenince katili çok güzel yakalarız, deprem olunca çok güzel kurtarırız, yangın çıkınca güzel söndürürüz. Soruların içinde hep kim olur, sebebin altında da hep birisi vardır.

Kulağınıza hoş gelmeyecek belki ama bahsi geçen iletişim problemlerini yaşıyorsanız o kişi sizsiniz değerli şirket sahipleri.

Bu gibi şirketlerde insanlar, aslında yazılımlar tarafından yapılabilecek birçok işi manuel olarak takip etmek ve bununla ilgili iletişim kurmak zorunda kalıyorlar.

ASLINA BAKARSANIZ İLETİŞİMİ İYİLEŞTİRMENİN EN ÖNEMLİ ADIMI GEREKSİZ İLETİŞİMİ ORTADAN KALDIRMAKTIR. GEREKSİZ OLAN İLETİŞİM, STANDART OLAN VERİ, ENFORMASYON YA DA BİLGİLERİN KİŞİLER ARASINDAKİ TRANSFERİDİR.

Herkesin bildiği aynı veritabanına anında kaydedilse ve herkesin de bilmesi gerekeni bu veritabanından alabilmesi sağlansa bu insanların birbirleri arasında iletişim dediğimiz bilgi transferlerini yapmasına gerek kalır mı?

Risk limitine yaklaşmış olan müşterilerin kimler olduğunu satışçılar sistemden çekebilse daha da iyisi siparişi girerken ya da sevk emri oluştururken uyarılsalar ya da engellenseler?

Hele bir de insanların performans göstergeleri arasına sistemdeki bu verileri doğru ve en hızlı yöntemle güncel tutmalarını koysak?

Süreçlerimizin adımlarını bu işlerin uzmanı ERP, CRM, PLM, BPM gibi yazılımlarla birbirine bağlasak ve akışlarını ölçümlesek iletişim gereksinimi azaldığı için “iletişim problemleri” de azalmaz mı?


İŞ SÜREÇLERİNİ BİR DOKÜMAN YA DA KİTAPÇIK GİBİ GÖRDÜĞÜNÜZ İÇİN, KİŞİLERİN KPI YANİ PERFORMANS GÖSTERGESİ OLARAK SİZİN YA DA YÖNETİCİLERİNİN GÖRÜŞÜNÜ YETERLİ GÖRDÜĞÜNÜZ İÇİN, İŞ SÜREÇLERİNİZİ DİJİTALLEŞTİRMEYE YETERİNCE YATIRIM YAPMADIĞINIZ YA DA YAPTIĞINIZ YATIRIMDA YAZILIM YA DA DANIŞMANLIK TARAFINDA UCUZA KAÇTIĞINIZ İÇİN YAŞANIYOR BUNLAR.


Bu değişime direnmek ya da bütçe ayırmamak, temelinde iletişim gereksinimi dahi olmayan iletişim problemleri arasında boğulmaya devam etmek bir seçenek olmaktan çıkalı çok oldu. Şirketler artık sadece veri akışlarını değil, tekrar eden işlemlerini de robotik süreç otomasyon yazılımları ile gerçekleştirerek maliyetlerini azaltıp süreçlerini hızlandırıyorlar. Ancak belirtmem gerekir ki doğru yazılımın doğru bir kurgu ile şirketlerine uyarlayamayan şirketler de problemlerini çözmek yerine daha da derinleştirebiliyorlar. Doğru çözüm ortakları ile çalışmanın önemi de bu noktada ortaya çıkıyor.

Sonuç olarak bilime güvenin, teknolojiyi kullanın, iş süreçlerinizi ve bilgi mimarinizi doğru yönetin.

Sağlıcakla kalın.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir